LEMARI ARSIP

Lemari Arsip Lemari arsip ini berbentuk, seperti lemari biasa yang terdiri atas susunan rak-rak. Biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau jenis metal yang lainnya. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari bahaya kebakaran. Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat.

1.       Drawer Type Filing Cabinet

  

Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berdderet ke belakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.

Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau folder gantung (hanging folder).Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Dengan demikian, sebaiknya arsip yang disimpan tidak lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50 folder dan guide 20-40 lembar.

Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, karena lebih kuat

2.        Rotary Filling System (Alat Penyimpanan Berputar)

                         

                    

filling system Rotary adalah semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral

3.        Lemari Arsip roll o pack

 

Lemari arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang dilengkapi dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau pun menggunakan kaca. Ada juga yang dibuat untuk menyimpan banyak arsip dengan menghemat ruangan, lemari seperti ini yang dinamakan dengan roll o pack.

Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke dalam ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar (horizontal) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke map, berfungs iuntuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip.

      RAK SORTIR

                                     

Rak Sortir Adalah suatu rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing­masing Fungsi : digunakan untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-masing. Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna untuk menepatkan label atau judul dari arsip yang ada di dalamnya. Rak arsip dapat dibuat dari kayu atau besi.

      MAP ARSIP (FOLDER)

Map Snelhecter

        

Brief order

a.       Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh.  Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel atau diikat dengan menggunakan tali.

b.       Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepitdi tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di dlamnya digunakan penjepit. Arsip yang di simpan pada umunya yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator.

c.        Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal.Map ini mempunyai tab (bagian yang menonkjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.

d.      Hanging folder/Map gantung, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging  folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya

contoh surat keputusan

Evaluasi 1

KEPUTUSAN

MENTRI PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

REPUBLIK INDONESIA

Nomor : 75254/A2.I.2/KP/1998

MENTRI PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

Membaca          : Surat Kepala Kantor Wilayah Depertemen Pendidikan dan Kebudayyan Provinsi Sumatra Barat No 1142/I08.03/KP-1998 tanggal 16 Februari 1998,tentang usul pengangkatan sebagai Pengawas Sekolah Menengah dilingkungan Kantor Wilayah Depertemen Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Sumatra Barat.

Menimbang       : a. Bahwa sebagai tindak lanjut dari pelaksana Keputusan Mentri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 118/1996 tanggal 30 Oktober 1996, di pandang perlu mengangkat dan mengisi lowongan Pengawas Sekolah di lingkungan kantor Wilayah Depertemen Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Sumatra Barat.

                                b. Bahwa Drs. Burhanudin Tanjung,133323566, Pembina IV/a,Guru Pembina pada SMK Negri 20 Teluk raya,dengan angka kredit 457.58 memenuhi syarat untuk diangkat sebagai pengawas sekolah madya di lingkungan kantor Wilayah Depertemen Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Sumatra Barat.

Mengingat :        1. Undang undang No.8 thn 1974 dan no.2 thn 1989;

                    2. Peraturan Pemerintah No.20 thn 1975 jo no.19 thn 1991 no 3 thn 1980,no 38 thn 1992 dan no 6 thn 1997;

                       3. Keputusaan Presiden RI No.44 thn 1974,No 15 thn 1984,jis No.3 thn 1998,no 23 thn   1995 jo no.9 thn 1997,no 113/M thn 1998;

                          4. Keputusan Mentri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara No. 118 thn.1996;

                         5.Keputusan Bersama Mentri Pendidikan dan Kebudayaan dan Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara No. 0322/O/1996 dan No.38 tahun 1996;

              6.Keputusan Mentri Pendidikan dan Kebudayaan No. 0173/O/83, No 031/P/84 dan No.055/P/93;

Memperhatika : 1. Surat Edaran Kepala BAKN : a.No.12/SE/75,b. No 02/SE/85;

  2. Surat Inspektur Jendral Depdikbud No.R.607/B2/KP.98 tgl 22-4-1998

  3. Surat Dirjen Dikdasmen Depdikbud No. 7334/C1/KP/1998 tgl. 17-7-1998

MEMUTUSKAN

Menetapkan      :

Pertama           : Membebaskan sementara Drs. Burhanuddin Tanjung,Nip.133323566, lahir di Koto Alam 24 November 1942, Pembina. Golongan IV/a, dari jabatannya selaku Guru Pembina pada SMK Negri 20 Teluk Raya,dengan ucapan terima kasih atas jasa-jasanya selama memangku jabatan tersebut.

Kedua              : Terhitung mulai tanggal 1 September 1998, mengangkat pegawai Negri Sipil : 

                                Nama                                            : Drs. Burhanuddin Tanjung

                                Nip                                               : 133323566

                                Tempat dan tanggal lahir                : Koto Alam,24 November 1942

                                Pangkat,Gol,ruang,TMT                : Pembina,IV/a,1 Oktober 1997

                                Pendidikan terakhir                       : Sarjana IKIP,Jurusan Administrasi Perkantoran

                        Unit Kerja                                      : Kantor Wilayah Depertemen Pendidikan dan          Kebudayaan Provinsi Sumatra Barat

          Dalam jabatan Pengawas sekolah madya sebagai pengawas rumpun bidag keahlian administrasi perkantoran dengan jumlah angka kredit 457.56 ;

Ketiga             : Kepada yang bersangkutan diberikan tunjangan tenaga kependidikan sebagai pengawas sekolah menengah golongan IV sebesar Rp.456.000,- (empat ratus enam puluh lima ribu rupiah) setiap bulan berdasarkan keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 19 tahun 1997.

Keempat         : Keputusan ini berlaku terhitung mulai tanggal yang bersangkutan melaksanakan tugas,dengan ketentuan apabila terdapat kekeliruan akan diadakan perbaikan.

                                                                                                                      Ditetapkan di Jakarta

                                                                                                                      Pada tanggal 31 Agustus1998

                                                                                                                       Sekretaris jendral

                                                                                                                            Nurilahi

                                                                                                                            Nip 130000000

Tembusan :

 1. Kepala  BAKN

 2.Kepala KPKN di padang

 3.Inspektur Jendral Depdikbud

 4.dirjen dikdasmen

 5.Kepala Kanwil Depdikbud Provinsi Sumatra Barat

 6.Kepala SMK Negri 20 Teluk Raya

 7.Kepala Biro Kepegawaian Setjen Depdikbud